Progettare una presentazione: struttura e messaggio
Iniziamo un nuovo blocco di argomenti dedicato alle presentazioni multimediali: gli strumenti come PowerPoint, Google Slides o Canva che si usano per accompagnare un discorso con slide visive. Ma prima di aprire qualsiasi programma, c'è un passaggio che troppo spesso viene saltato: progettare la presentazione.
L'errore più comune è aprire subito il programma e iniziare a scrivere slide una dopo l'altra, senza un piano: il risultato è quasi sempre una presentazione disordinata, con troppo testo o senza un filo logico chiaro. La soluzione è semplice: pianificare su carta prima di toccare il computer.
Il primo passo è chiedersi: qual è l'unica cosa che voglio che il pubblico ricordi, alla fine? Una buona presentazione ha un messaggio centrale chiaro, non dieci messaggi diversi che si confondono tra loro. Bisogna anche pensare a chi ascolterà: il linguaggio e il livello di dettaglio cambiano se parli ai tuoi compagni di classe, a una commissione d'esame o ai genitori.
Una presentazione efficace segue di solito una struttura semplice:
- Una slide di apertura, con titolo, argomento e autore
- Un'introduzione, che spiega perché l'argomento è importante
- Il corpo centrale, diviso in al massimo 2-4 punti chiave (non di più: troppi punti diluiscono il messaggio)
- Una conclusione, che riprende e riassume il messaggio centrale
- Un'eventuale slide finale per domande o ringraziamenti
Punti chiave, non un fiume di testo
Una linea guida molto usata è la cosiddetta regola "6x6": non più di 6 righe per slide, e non più di 6 parole per riga. Non è una legge matematica assoluta, ma un promemoria utile per non sovraccaricare le slide di testo che nessuno leggerà davvero durante la presentazione.
Anche le slide hanno bisogno di contrasto
Le stesse regole di leggibilità viste per i documenti di testo valgono per le slide: testo scuro su sfondo chiaro (o viceversa, mai simili tra loro) e font abbastanza grandi da essere letti anche dall'ultima fila dell'aula.
Una slide, un'idea
Se ti accorgi che una slide sta cercando di comunicare due idee scollegate tra loro, molto probabilmente ti servono due slide, non una: ogni slide dovrebbe avere un solo concetto centrale, per restare facile da seguire.
Un metodo pratico ed efficace è lo storyboard: prima di aprire il programma, si pianifica su carta (o con dei post-it) cosa conterrà ogni singola slide, scrivendo solo l'idea chiave di ciascuna — non il testo completo. Questo obbliga a concentrarsi sul messaggio, invece che sulla grafica, fin dall'inizio.
La regola dei 18 minuti
Le celebri conferenze TED impongono a ogni relatore un limite rigido di 18 minuti: secondo gli organizzatori è abbastanza lungo da poter approfondire un'idea seria, ma abbastanza corto da costringere a essere chiari ed eliminare tutto il superfluo — un vincolo che spesso migliora la qualità della presentazione invece di limitarla.
La regola "10/20/30" di un famoso imprenditore
L'imprenditore Guy Kawasaki propose una regola diventata celebre nel mondo delle startup: una presentazione dovrebbe avere al massimo 10 slide, durare non più di 20 minuti, e usare un carattere di almeno 30 punti (che costringe a scrivere meno testo per slide, lasciando più spazio al parlato). Non è una regola universale, ma i tre numeri restano un ottimo punto di partenza per non esagerare.
Un ultimo principio fondamentale: la slide dovrebbe essere un supporto visivo a ciò che dici a voce, non un documento da leggere parola per parola. Se scrivi sulla slide tutto quello che dirai, il pubblico inizierà a leggere invece che ad ascoltarti, e l'attenzione si disperderà.
Un nome per un problema molto comune
L'espressione inglese "death by PowerPoint" ("morte per PowerPoint") descrive ironicamente l'esperienza di un pubblico sfinito da una presentazione con slide affollate di testo, lette parola per parola dal relatore: è diventata così comune da avere un nome proprio, segno di quanto sia diffuso l'errore che questo argomento aiuta a evitare.
Ore di prove per pochi minuti sul palco
Steve Jobs, celebre per le sue presentazioni Apple, era noto per provare i suoi keynote per decine di ore prima di ogni evento pubblico, curando ogni singola transizione tra le slide: la scioltezza che si vedeva sul palco era il risultato di una pianificazione meticolosa, non dell'improvvisazione.
►VideoCome si prepara una presentazione: una mini guida passo/passo (Marco Montemagno)
►VideoTecniche per parlare in pubblico e impressionare gli altri (Andrea Bottoni)
►VideoLa regola del 10-20-30 (Presentazioni TOP)Lo storyboard su carta
In gruppo, scegliete un argomento (anche di un'altra materia) e progettate su carta, senza aprire alcun programma, la struttura di una presentazione di 5 slide: per ciascuna scrivete solo il titolo e l'idea chiave in una frase, seguendo la struttura vista sopra (apertura, introduzione, 2-3 slide di corpo centrale, conclusione). Confrontate poi il vostro storyboard con quello di un altro gruppo.
Ora che sappiamo come progettare una presentazione, nel prossimo argomento vedremo come realizzarla concretamente con PowerPoint e Google Slides.
Mettiti alla prova
1. Qual è la prima domanda da porsi prima ancora di aprire il programma di presentazione?
Qual è l'unica cosa che voglio che il pubblico ricordi alla fine, cioè qual è il messaggio centrale della presentazione.
2. Elenca le parti principali della struttura di base di una presentazione.
Slide di apertura, introduzione, corpo centrale (2-4 punti chiave), conclusione, eventuale slide per domande/ringraziamenti.
3. Cos'è uno "storyboard" nel contesto di una presentazione?
È una pianificazione su carta (o con post-it) di cosa conterrà ogni slide, scrivendo solo l'idea chiave, fatta prima di aprire il programma.
4. Cosa dice, in sintesi, la regola "6x6"?
Non più di 6 righe per slide e non più di 6 parole per riga, per evitare di sovraccaricare le slide di testo.
5. Perché è un errore scrivere sulla slide tutto quello che si dirà a voce?
Perché il pubblico inizia a leggere invece di ascoltare chi parla, e l'attenzione si disperde.
6. Vero o falso: più punti chiave contiene il corpo centrale di una presentazione, più efficace sarà il messaggio.
Falso: troppi punti diluiscono il messaggio; è meglio limitarsi a 2-4 punti chiave davvero importanti.
7. Perché conviene pensare a "chi ascolterà" prima di scrivere una presentazione?
Perché il linguaggio e il livello di dettaglio più adatti cambiano a seconda del pubblico (compagni di classe, commissione d'esame, genitori...).
8. Quanto durano, per regola fissa, le conferenze TED, e perché è stato scelto proprio quel limite?
18 minuti: abbastanza per approfondire un'idea seria, ma abbastanza corto da costringere a essere chiari ed eliminare il superfluo.
9. Che cosa descrive l'espressione "death by PowerPoint"?
L'esperienza di un pubblico sfinito da slide affollate di testo lette parola per parola dal relatore.
10. Cosa rivela l'abitudine di Steve Jobs di provare i suoi keynote per decine di ore?
Che la scioltezza di una presentazione ben fatta è il risultato di pianificazione e prove, non dell'improvvisazione.