Il foglio elettronico: celle, righe, colonne
Iniziamo un nuovo blocco di argomenti dedicato a uno strumento pensato apposta per lavorare con numeri e dati: il foglio di calcolo (o foglio elettronico), come Microsoft Excel, Google Sheets (Fogli Google) o LibreOffice Calc.
Abbiamo già visto come inserire una tabella in un documento di videoscrittura, per organizzare dati in righe e colonne. Un foglio di calcolo va molto oltre: è pensato apposta per fare calcoli ed elaborare grandi quantità di dati numerici, non solo per visualizzarli.
Un foglio di calcolo è organizzato in una grande griglia di celle, disposte in righe (numerate 1, 2, 3...) e colonne (indicate con lettere A, B, C...). Ogni cella ha un proprio indirizzo univoco, dato dalla lettera della colonna seguita dal numero della riga: ad esempio, la cella nella colonna B e nella terza riga si chiama B3.
Cella, riga, colonna, intervallo
La cella è la singola casella della griglia (es. B3). La riga è l'insieme orizzontale di celle numerato (es. la riga 3). La colonna è l'insieme verticale di celle indicato da una lettera (es. la colonna B). Un intervallo è un gruppo di celle adiacenti, indicato con la prima e l'ultima cella separate da due punti (es. A1:A10).
Come accennato, questi programmi si chiamano tutti "fogli di calcolo" o "fogli elettronici", ma non sono tutti identici: cambia l'azienda che li produce, il prezzo e il modo in cui si aprono (installati sul computer oppure direttamente nel browser).
Excel, Google Sheets, LibreOffice Calc: sono tutti fogli di calcolo
Sono programmi diversi, fatti da aziende diverse, ma servono tutti allo stesso scopo. Excel (Microsoft) e' a pagamento e si usa soprattutto da installato sul computer. Google Sheets (Fogli Google) e' gratuito, funziona nel browser e permette di lavorare insieme ad altre persone in tempo reale. LibreOffice Calc e' gratuito e open source, cioe' il suo codice e' pubblico e chiunque puo' migliorarlo. La logica di base (celle, righe, colonne, formule) e' pero' quasi identica in tutti e tre.
In ogni cella si può inserire testo, un numero, una data, oppure — come vedremo nel prossimo argomento — una formula che calcola automaticamente un risultato. Un file di foglio di calcolo può contenere più fogli al suo interno (visibili come schede in basso), utili per organizzare dati diversi ma collegati nello stesso file.
Alcune operazioni di base tornano utili fin da subito: selezionare una singola cella o un intervallo di celle (ad esempio A1:A10, cioè dalla cella A1 alla A10), ridimensionare la larghezza di una colonna o l'altezza di una riga, e inserire o eliminare righe e colonne quando serve riorganizzare i dati.
Quando invece serve agire su tutta una riga o un'intera colonna in un colpo solo — per esempio per cancellarla, spostarla o cambiarne la formattazione — esiste una scorciatoia molto comoda che evita di selezionare le celle una per una.
Selezionare un'intera riga o un'intera colonna in un click
Cliccando sul numero della riga (a sinistra) si seleziona tutta la riga; cliccando sulla lettera della colonna (in alto) si seleziona tutta la colonna. E' una scorciatoia molto usata quando bisogna formattare, cancellare o spostare tutti i dati di quella riga o colonna in una volta sola, senza selezionare le celle una per una.
Il programma che convinse le aziende a comprare un computer
Il primo foglio di calcolo della storia si chiamava VisiCalc, creato nel 1979 da Dan Bricklin e Bob Frankston per l'Apple II. Fu così utile per fare calcoli e previsioni che moltissime aziende comprarono un computer personale solo per poter usare quel programma: gli storici dell'informatica lo considerano la prima vera "killer application" della storia, cioè un software così indispensabile da far vendere da solo l'hardware necessario a farlo girare.
Ogni foglio di calcolo, per quanto potente, ha comunque un limite massimo di righe e colonne che può contenere, legato al modo in cui il programma organizza i dati in memoria.
Perche' Excel si ferma alla riga 1.048.576
Ogni foglio di calcolo ha un numero massimo di righe e colonne, che dipende da come il programma memorizza i dati nella memoria del computer. In Excel il limite e' esattamente 1.048.576 righe (che e' 2 elevato alla 20, un numero legato al modo binario di contare dei computer) e 16.384 colonne. Numeri cosi' enormi bastano quasi sempre: pochissimi utenti li raggiungono davvero, ma se un giorno servissero piu' dati si userebbe un database al posto di un foglio di calcolo.
Prima di Excel c'era Lotus 1-2-3
Dopo il successo di VisiCalc, negli anni '80 il programma piu' usato al mondo per i fogli di calcolo divento' Lotus 1-2-3, cosi' chiamato perche' univa in un solo programma foglio di calcolo, grafici e database. Fu talmente diffuso da diventare per anni il motivo principale per cui le aziende compravano un PC IBM. Microsoft Excel arrivo' solo dopo, a meta' degli anni '80, e supero' Lotus 1-2-3 in popolarita' soltanto all'inizio degli anni '90.
Un'altra operazione molto pratica è l'ordinamento: si può ordinare l'intero elenco in base ai valori di una colonna, in ordine crescente o decrescente, senza doverlo fare a mano riga per riga.
►VideoGOOGLE FOGLI tutorial 1: Le basi di Google Sheets e differenze da Excel (FantasticaMente ING)
►VideoCome funziona Fogli Google (Google Sheets): guida pratica per principianti (Digital Marketing Consulting)
►VideoExcel Tutorial Italiano: impara le basi in soli 20 minuti (TechnoTutorialist)Un foglio di calcolo fa esattamente i calcoli che gli vengono richiesti: se una formula o un riferimento a una cella sono sbagliati, anche il risultato sarà sbagliato, senza che il programma se ne accorga da solo. Per questo è fondamentale controllare sempre con attenzione le formule e gli intervalli usati, soprattutto quando i risultati serviranno poi per prendere decisioni importanti.
Un errore di copia-incolla in un foglio di calcolo costato miliardi
Nel 2012 la banca JPMorgan perse oltre 6 miliardi di dollari in un'operazione finanziaria rischiosa, un episodio diventato famoso come il caso della "Balena di Londra". Un'indagine interna della banca scopri' che, tra le varie cause, un foglio Excel usato per calcolare il rischio conteneva un errore: una formula che avrebbe dovuto calcolare una media divideva invece per la somma di due numeri anziche' per la loro media, perche' una riga era stata copiata e incollata senza aggiornare correttamente il riferimento alla cella. Un piccolo errore di questo tipo, moltiplicato su grandi numeri, puo' avere conseguenze enormi.
L'elenco della classe
Crea un foglio di calcolo con tre colonne: Nome, Cognome, Materia preferita. Compilalo con almeno 8 righe (puoi inventare i dati), ridimensionando le colonne dove il testo non si vede per intero. Alla fine, ordina l'elenco in ordine alfabetico per Cognome usando la funzione di ordinamento, senza spostare le righe a mano.
Ora che conosciamo la struttura di base, nel prossimo argomento vedremo cosa rende davvero potente un foglio di calcolo: le formule e i riferimenti.
Mettiti alla prova
1. In cosa un foglio di calcolo è diverso da una semplice tabella inserita in un documento di testo?
Il foglio di calcolo è pensato per fare calcoli ed elaborare grandi quantità di dati numerici, non solo per visualizzarli come in una tabella statica.
2. Come si chiama la cella che si trova nella colonna C e nella quinta riga?
C5.
3. Cos'è un "intervallo" di celle? Fai un esempio.
È un gruppo di celle adiacenti, indicato con la prima e l'ultima separate da due punti, ad esempio A1:A10.
4. Quali tipi di dati si possono inserire in una cella?
Testo, numeri, date e formule.
5. A cosa serve poter avere più fogli in uno stesso file di foglio di calcolo?
Permette di organizzare dati diversi ma collegati tra loro all'interno dello stesso file, su schede separate.
6. Cosa permette di fare l'ordinamento di una colonna?
Permette di riordinare automaticamente tutte le righe in base ai valori di quella colonna, in ordine crescente o decrescente, senza farlo a mano.
7. Vero o falso: le righe si indicano con lettere e le colonne con numeri.
Falso: è il contrario, le colonne si indicano con lettere e le righe con numeri.
8. Come si fa a selezionare in un click tutta la colonna C?
Cliccando sulla lettera C nell'intestazione della colonna, in alto.
9. Qual e' il numero massimo di righe che si possono usare in un foglio Excel?
1.048.576 righe.
10. Vero o falso: Excel, Google Sheets e LibreOffice Calc sono tutti fogli di calcolo, anche se fatti da aziende diverse.
Vero: sono programmi diversi ma usano tutti la stessa logica di base di celle, righe e colonne.