La formattazione condizionale

Nell'argomento precedente abbiamo calcolato somme, medie e percentuali. Chiudiamo questo blocco vedendo come rendere i risultati subito leggibili a colpo d'occhio, senza dover leggere ogni numero uno per uno: la formattazione condizionale. E' l'ultimo, importante tassello per trasformare un semplice elenco di numeri in uno strumento davvero utile per prendere decisioni.

La formattazione condizionale è un insieme di regole che cambiano automaticamente l'aspetto di una cella — colore di sfondo, colore del testo, grassetto — in base al suo valore. Proprio come le formule, si aggiorna da sola: se il valore di una cella cambia, anche il suo aspetto si aggiorna di conseguenza, senza bisogno di intervenire a mano. E' uno strumento pensato apposta per aiutare chi legge, non chi scrive: rende un foglio pieno di numeri molto piu' semplice da capire al primo sguardo, individuando subito le informazioni piu' importanti senza dover analizzare riga per riga.

Per applicarla, di solito si seleziona prima l'intervallo di celle da controllare, poi si sceglie il tipo di regola dal menu del programma (spesso chiamato proprio "Formattazione condizionale") e infine si stabilisce la condizione e lo stile da applicare quando quella condizione si verifica.

Esistono due modalità principali:

• Regola singola: applica uno stile fisso quando una condizione è vera, ad esempio "se il valore è minore di 6, sfondo rosso"
• Scala di colori: sfuma gradualmente da un colore a un altro in base al valore, ad esempio dal rosso al verde passando per il giallo, per rappresentare un intero intervallo di valori

Oltre a queste due modalità di base, si può anche scrivere una condizione più libera usando una formula al posto delle opzioni già pronte del programma, proprio come le formule con i riferimenti che abbiamo visto negli argomenti precedenti.

Ci sono poi altri modi di rappresentare visivamente un valore, oltre al semplice colore di sfondo: sono particolarmente utili quando si vuole confrontare a colpo d'occhio tante righe di numeri diversi tra loro, senza colorare tutta la cella.

Un esempio scolastico molto concreto: in un elenco di voti, puoi colorare automaticamente di rosso i voti insufficienti (sotto il 6), di giallo i sufficienti (6-7) e di verde i voti alti (8-10). In questo modo, scorrendo l'elenco, le insufficienze saltano immediatamente all'occhio, senza dover leggere ogni singolo numero: un insegnante con centinaia di voti da controllare risparmia moltissimo tempo, e lo stesso vale per chiunque debba analizzare velocemente grandi elenchi di dati.

Questo tipo di formattazione a colori, però, va usata con attenzione, tenendo conto di chi la dovrà leggere: non tutte le persone percepiscono i colori allo stesso modo, e una buona formattazione condizionale dovrebbe restare comprensibile per chiunque.

UDA7 si conclude qui: sappiamo costruire un foglio di calcolo, scrivere formule e funzioni, e rendere i dati leggibili con la formattazione condizionale. Sono le basi che serviranno per tutto il resto del percorso sui fogli di calcolo. Nel prossimo blocco di argomenti vedremo come visualizzare i dati in modo ancora più efficace, con i grafici, che permettono di raccontare a colpo d'occhio storie che sarebbero difficili da capire leggendo solo numeri.