Primi passi con Word e Google Docs

Dopo aver imparato a progettare e presentare in pubblico, torniamo ora a uno strumento di produttività più "classico" ma altrettanto importante: il programma di videoscrittura, per creare documenti di testo formattati.

Un programma di videoscrittura (in inglese word processor) è un software pensato per scrivere, modificare e formattare testo: a differenza di un semplice editor di testo come il Blocco Note, che salva solo caratteri "puri" senza alcuna formattazione, un word processor permette di scegliere caratteri, dimensioni, colori, allineamenti, inserire immagini e tabelle, e molto altro.

Esistono due grandi famiglie di programmi di videoscrittura:

• Software installati sul computer: Microsoft Word, oppure LibreOffice Writer (gratuito e open source)
• Applicazioni cloud: Google Docs, Word Online — si usano direttamente dal browser, senza installare nulla, e salvano automaticamente ogni modifica nel cloud, di cui abbiamo parlato in un argomento precedente

L'interfaccia è simile in quasi tutti i programmi di videoscrittura: una barra degli strumenti in alto con i comandi più usati, un'area di lavoro bianca al centro (il "foglio" su cui scrivi) e una barra di stato in basso, che mostra ad esempio il numero di parole scritte o la pagina in cui ti trovi.

Un aspetto a cui prestare attenzione è il salvataggio. Il comando "Salva" (scorciatoia Ctrl+S) aggiorna il file esistente con le ultime modifiche fatte. Il comando "Salva con nome", invece, crea una nuova copia del file con un nome diverso, lasciando intatto l'originale: è utile, ad esempio, per creare più versioni dello stesso documento. In Google Docs le cose sono un po' diverse: non serve quasi mai salvare manualmente, perché ogni modifica viene registrata automaticamente nel cloud pochi istanti dopo averla fatta.

Sul testo si possono compiere le stesse operazioni già viste per i file: selezionare (trascinando il mouse, oppure con Ctrl+A per selezionare tutto il documento), copiare e incollare, tagliare e incollare. Una funzione preziosa e spesso sottovalutata è annulla/ripeti (Ctrl+Z per annullare l'ultima modifica, Ctrl+Y per ripeterla): permette di correggere un errore, o di recuperare una modifica cancellata per sbaglio, senza doverla riscrivere da capo.

Quasi tutti i word processor includono un correttore ortografico: sottolinea con una linea ondulata rossa le parole che non riconosce, confrontandole con un dizionario interno, e ti propone dei suggerimenti se ci clicchi sopra col tasto destro. È molto utile, ma non infallibile: non riesce a individuare errori di significato (ad esempio una parola scritta correttamente ma usata al posto sbagliato), solo di ortografia.

Infine, quando un documento è pronto e non deve più essere modificato — ad esempio prima di consegnarlo o stamparlo — conviene esportarlo in PDF: un formato che mantiene l'aspetto identico su qualsiasi dispositivo o stampante, a differenza del file originale che potrebbe aprirsi diversamente su un altro computer.

Ora che sappiamo creare, salvare ed esportare un documento, nel prossimo argomento vedremo come formattarne davvero il contenuto: carattere e paragrafo.